Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe?
Jednym z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy jest ewidencjonowanie operacji gospodarczych. Można to robić na różne sposoby – wszystko zależy od tego, jaki model został wybrany lub do jakiego został zobligowany właściciel firmy. W przypadku tak zwanej pełnej księgowości są to księgi rachunkowe. Co trzeba wiedzieć na ich temat? Jak się je poprawnie prowadzi?
Najważniejsze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych, powinni pamiętać o kilku kwestiach. Najważniejsze jest to, aby dokumentacja była:
- rzetelna (zgodna z rzeczywistością),
- bezbłędna,
- sprawdzana i uzupełniana na bieżąco.
Nierzadko zdarza się tak, że ilość formalności i czas, który trzeba na nie poświęcić, są dla właścicieli firm problematyczne i postanawiają zlecić prowadzenie pełnej księgowości biuru rachunkowemu. Jeżeli chodzi o podstawowe zadania związane z wypełnianiem ksiąg rachunkowych, to zaliczamy do nich prowadzenie dziennika, księgi głównej, księgi pomocniczej, zestawienia obrotów i sald księgi głównej, zestawienia sald księgi pomocniczej oraz inwentarza.
Terminy i inne kwestie, o których trzeba pamiętać
Firmy prowadzące księgi rachunkowe muszą pamiętać nie tylko o dbałości o poprawność danych, ale również o terminach. Aby mieć pewność, że nic nie zostanie przeoczone, warto skorzystać z nadzoru księgowego. Księgi muszą być zamykane na dzień kończący rok obrotowy, a także na dzień, w którym jednostka kończy działalność.
Należy również pamiętać o tym, że zapisy w księdze muszą mieć potwierdzenie w dokumentacji (którą firmy mają obowiązek przechować). Wspomniane dowody mogą być zewnętrzne obce (np. faktury i paragony od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom) i wewnętrzne.