Księgi rachunkowe – czym są i kiedy należy je prowadzić
Każdy z przedsiębiorców niezależnie od wielkości firmy, zobligowany jest do prowadzenia ewidencji przychodów i rozchodów. Forma w jakiej przedstawione są dane zależna jest od wielkości przedsiębiorstwa. Uproszczona księgowość przeznaczona jest dla osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, a także spółdzielnie socjalne, których dochód nie przekroczył 2 000 000 euro.
W takim wypadku prowadzona jest księga przychodów i rozchodów. Pełna księgowość obowiązuje większe firmy i opiera się ona na prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald.
Pełna księgowość – podstawy
Jak zostało już wspomniane księgi rachunkowe to zestawienie zapisów księgowych, a więc rejestracja obrotów i sald oraz wykaz aktywów i pasywów firmy. Na księgi składają się: dziennik, księga główna, księga pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Ponadto znajdziemy tam wykaz składników aktywów i pasywów. Księgi muszą być prowadzone chronologicznie i rzetelnie, dlatego wiele firm przekazuje prowadzenie księgowości do zewnętrznego biura rachunkowego. Dzięki temu istnieje pewność, że zapisy w księgach rachunkowych są poprawne, czyli zgodne ze stanem rzeczywistym i zawierają wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody związane z operacjami gospodarczymi. Posiadają również ciągłość zapisów i bezbłędne obliczenia.
Otwieranie i zamykanie ksiąg
Momenty, w których należy otworzyć i zamknąć księgi rachunkowe są jasno oznaczone. Otwarcie ksiąg dokonuje się w 15 dni od dnia: rozpoczęcia działalności, na początku każdego następnego roku obrotowego, w dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub odłączenia jednostki, a także w dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłości. Otwarcie ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów. Księgi zamyka się natomiast nie później niż trzy miesiące od dnia zakończenia roku obrotowego, dnia zakończenia działalności oraz dnia poprzedzającego zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.